Étude de cas : Distribution
La moitié du service à la clientèle traitée automatiquement
Trois processus qui grugeaient les journées : les demandes clients, le suivi d'inventaire et le reporting mensuel. Après l'implantation, la moitié des demandes se traitent sans intervention, l'inventaire se surveille tout seul et les rapports arrivent au début du mois plutôt qu'au milieu.
- Client
- Entreprise de services et de distribution d'équipements
- Taille
- 32 employés · vente, installation et entretien d'équipements
- Durée
- Implantation : 10 semaines, en trois volets
- Services
- Diagnostic IA · Implantation IA · Formation IA
- 50 %
- des demandes au service à la clientèle traitées sans intervention
- 24/7
- de suivi d'inventaire, réapprovisionnement déclenché automatiquement
- J+2
- pour les rapports financiers mensuels, contre la mi-mois auparavant
- 0
- embauche nécessaire pour absorber la croissance
Client anonymisé par confidentialité.
Le contexte
Une entreprise en croissance dont l'équipe de bureau n'arrivait plus à suivre : les mêmes questions de clients revenaient chaque jour, les niveaux d'inventaire se vérifiaient à la main, et la propriétaire attendait ses chiffres jusqu'à la mi-mois pour prendre des décisions.
Le problème
- Le service à la clientèle passait le plus clair de son temps sur des demandes répétitives : suivis de commande, disponibilité des pièces, prises de rendez-vous d'entretien.
- L'inventaire était compté et commandé à l'œil : ruptures de stock sur les pièces courantes, surstock sur les autres, et des ventes perdues quand un technicien attendait une pièce.
- Le reporting financier mensuel exigeait plusieurs jours de compilation manuelle; les chiffres arrivaient trop tard pour corriger le tir dans le mois.
Ce qu’on a construit
- 01
Agent de service à la clientèle
Les demandes courantes (suivis, disponibilités, rendez-vous) sont comprises et traitées automatiquement, dans le ton de l'entreprise, jour et soir; les cas complexes montent à l'équipe avec tout le contexte déjà rassemblé.
- 02
Gestion d'inventaire automatisée
Les niveaux se suivent en continu à partir du système existant : seuils par pièce, réapprovisionnement déclenché automatiquement, écarts signalés avant qu'ils coûtent une vente.
- 03
Reporting financier automatisé
Les rapports mensuels (ventes, marges par ligne de service, comptes clients) se produisent automatiquement à partir du système comptable, avec les écarts par rapport au budget mis en évidence.
Le calcul
La page qu’un CPA lit en premier.
Tout mandat se termine par ce tableau : ce que ça a coûté, ce que les programmes ont couvert, ce que ça rapporte.
« Le service à la clientèle répond en trente secondes, même le samedi. Et les chiffres que j'attendais au 15 du mois arrivent le 2 : je gère le mois pendant qu'il se passe, pas après. »
— Propriétaire
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